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Gestion du temps (partie 1): Comment gérer les interruptions qui nous font perdre du temps au quotidien ?
N’en avez vous pas assez d’être interrompu tout le temps et par tout le monde ? Voici une technique pour gérer les interruptions qui nous font perdre du temps au quotidien.
Pour survivre, une entreprise de cette taille doit constamment traiter plusieurs devis à la fois, et par un corollaire surprenant à la loi de Murphy[1], il est fréquent de constater que les échéances des devis tombent
souvent au même moment, entraînant ce qu’on appelle dans un jargon technique d’initiés des “charettes“.
Dans ce genre de situations, il faut en général jongler entre les différents projets, ce qui fait qu’il est difficile de se concentrer pleinement sur une tâche bien précise.
Avez vous déjà remarqué à quel point l’imprévu, les interruptions continuelles et les projets de dernières minutes sont chronophages[2] ?
N’est-il pas rageant, alors que vous êtes concentré à effectuer un travail important, de voir s’intercaler une
“tâche urgente à faire en priorité”, qui va vous distraire, vous déconcentrer, et vous faire perdre votre temps ?
N’aimeriez vous pas pouvoir terminer d’un bloc ce que vous avez à faire, sans avoir à jongler sur 15 projets à la fois, tous plus prioritaires les uns que les autres ?
Si vous avez répondu “oui” à l’une de ces questions, alors la méthode ADRA, pour Abandonner, Déléguer, Reporter ou Agir est pour vous. La méthode ADRA est un outil qui vous permettra de gérer les interruptions en vous aidant à déterminer facilement et rapidement quelles sont les tâches prioritaires que vous devez effectuer impérativement, et celles que vous pouvez mettre de côté.
ADRA est en fait un arbre de décision, c’est à dire un ensemble ordonné de questions qui vous conduira
immanquablement à un résultat. Cet arbre doit être appliqué à chaque tâche parasite qui vient interrompre votre travail. Voici les questions que vous devrez vous poser :
• Abandonner
Lorsqu’une nouvelle tâche vient à votre connaissance, la première question à vous poser est “Cette tâche doit-elle être impérativement réalisée ?”. Si la réponse est négative, c’est à dire que vous n’avez pas vraiment besoin d’effectuer ce travail, alors vous n’avez tout simplement qu’à le laisser tomber. Oubliez-le, envoyez-le dans les oubliettes de votre mémoire, et tirez un trait dessus de façon définitive. Attention, il ne s’agit pas de reporter le travail à plus tard. Il s’agit bien de l’oublier purement et simplement. Plus jamais vous n’y repenserez, que ce soit dans une minute ou dans un an.
Cette étape est la plus importante, car c’est celle qui vous fera gagner le plus de temps. Supposons qu’une nouvelle besogne vous tombe dessus de manière impromptue, et que vous sachiez qu’il vous faille au moins 4 heures pour l’abattre. En la laissant purement et simplement tomber, vous gagnerez tout bonnement… 4 heures, et vous vous épargnerez dans doutes beaucoup d’efforts.
Le cœur de cette branche de l’arbre, c’est de déterminer si la tâche doit être effectuée ou pas, et ce n’est pas si facile. Pour répondre à cette question, il vous faudra tout de mêmes quelques instants de réflexion, car la solution n’est pas forcément triviale.
Si vous avez du mal à vous décider, je vous conseille de vous poser la question suivante : “Pourquoi dois-je
réaliser ceci ? Si le travail est fait, quels seront les bénéfices réels, et sinon, quelles seront les conséquences
à court, moyen et long terme ?”. En comparant les conséquences de votre inaction avec les bénéfices que vous pourriez tirer de l’action, vous découvrirez souvant que le jeu n’en vaut pas la chandelle, et que vous avez mieux à faire.
[1]. La loi de Murphy (source Wikipédia) : La loi de Murphy est un principe empirique énonçant que si quelque chose peut mal tourner, alors cette chose finira infailliblement par mal tourner. Une autre version du même adage indique que s'il existe au moins deux façons de faire quelque chose et qu'au moins l'une de ces façons peut résulter en une catastrophe, il se trouvera forcément quelqu'un quelque part pour emprunter cette voie… Par jeu, on évoque souvent la « loi » de Murphy pour expliquer de mauvais résultats ou de mauvaises conditions dont les causes n'ont rien à voir avec la manipulation.
La loi de Murphy peut donc être considérée comme une variante de la loi de l'emmerdement maximal.
[2]. chronophage : qui mange du temps
source: http://apprendreaapprendre.com/reussite_scolaire/article.php?cat_num_sel=&numtxt=823
P.S: vous pourrez télécharger gratuitement et vous servir de cet agenda pour gérer efficacement votre temps
